Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Julkisuusperiaatteen toteuttamista varten Keski-Suomen sairaanhoitopiiri (jatkossa KSSHP) ylläpitää tiedonhallintalain (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) mukaisesti kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekistereistä eli asiakirjajulkisuuskuvausta.

Asiarekisteri on kokonaisuus, johon kuuluvia tietoja on asianhallintajärjestelmässä, operatiivisissa tietojärjestelmissä sekä paperiaineistona. Asiarekisteri sisältää tiedot myös asioiden ja asiakirjojen käsittelyvaiheista sekä käsittelijöistä. Asiarekisteriä käytetään sairaanhoitopiirin hallinnollisen kirjeenvaihdon, päätöksenteon sekä muiden keskeisten asioiden ja asiakirjojen rekisteröimiseen.

Asiakirjajulkisuuskuvaus antaa kuntalaisille yleiskuvan KSSHP:n asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta eli se kuvaa, missä laajuudessa sairaanhoitopiiri käsittelee tietoja tuottaessaan erikoissairaanhoidon palveluja.

Kuvauksen tarkoitus on auttaa kuntalaisia tai muita asianosaisia kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle sekä yksilöimään tietopyynnön sisällön julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla.

Ohjeita tietopyynnön tekemiseen

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto sairaanhoitopiirin julkisesta asiakirjasta.

Ilmoita tietopyynnössä mahdollisimman tarkasti, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntösi koskee. Ilmoita myös asiakirjan päivämäärä ja otsikko, jos tiedät ne. Katso tarkempia hakutekijöitä kunkin tietokokonaisuuden kohdalta.

Potilaan hoitoa koskevat tietopyynnöt pyydetään toimittamaan potilaskertomusarkistoon. Muita KSSHP:n asiakirjoja koskevat tietopyynnöt pyydetään toimittamaan kirjaamoon, missä ne rekisteröidään asiarekisteriin asian käsittelyn seuraamiseksi. Kirjaamo välittää tietopyynnöt eteenpäin oikealle taholle. Lisätietoja asiarekisteriin merkityistä tiedoista saa KSSHP:n kirjaamosta.

Potilasasiakirjojen tietopyynnöt

KSSHP:n erikoissairaanhoidon potilastietoon ja -asiakirjoihin liittyvät lisätiedot ja ohjeistukset löytyvät sivustolta: Potilastiedot ja -asiakirjat

KSSHP:iin kuuluvan Perusterveydenhuollon liikelaitoksen eli Seututerveyskeskuksen potilastietoon ja -asiakirjoihin liittyvät lisätiedot ja ohjeistukset löytyvät täältä.

Henkilötietoon, joka ei ole potilastietoa, liittyvät tietopyynnöt

KSSHP henkilötietojen käsittelystä ja henkilörekisteriin liittyvistä tietopyynnöistä lisätietoa sivustolta: Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyynnössä tulisi yksilöidä mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko helpottavat hakua huomattavasti.

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. KSSHP voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Tietopyyntöjen käsittely

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Asiakirjan tyypistä riippuen KSSHP voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko paperisina, sähköisinä tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Sairaanhoitopiiri voi periä maksun määriteltyjen perusteiden mukaan, jotka nähtävissä hinnastosta: Maksut erilaisista asiakirjoista

Potilastietojärjestelmän tiedot tallennetaan kansalliseen potilastiedonarkistoon KANTAan. Asiakkaat voivat katsoa omia terveystietojaan Omakanta-palvelusta.

Tietovarannot sairaanhoitopiirin tehtävittäin

KSSHP:ssä syntyvistä ja sairaanhoitopiirille saapuvista tiedoista muodostuu tietovarantoja, joita käsitellään tietojärjestelmien avulla tai käsin. Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta kuten lakisääteistä tehtävää tai palvelua varten muodostettua laajaa tietokokonaisuutta.

Tutustu tarkemmin sairaanhoitopiirin tehtävittäin jaoteltuihin tietovarantoihin oheisesta dokumentista: Tietovarannot sairaanhoitopiirin tehtävittäin (pdf)